Dziennik Ustaw 2005, nr 32, pozycja 284

Rozporządzenie Ministra Kultury¹⁾ z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców.

Na podstawie art. 51n ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1.
Rozporządzenie określa warunki przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, zwanej dalej „dokumentacją”, przez podmioty prowadzące działalność w dziedzinie przechowywania tej dokumentacji.

§ 2.
Budynki, w których jest przechowywana dokumentacja, powinny:
1) być sytuowane na gruncie:
a) suchym,
b) niegrożącym osunięciem,
c) położonym powyżej poziomu zalewowego pobliskich rzek lub innych zbiorników wodnych;

2) posiadać dogodny dojazd dla pojazdów służb porządkowych i ratowniczych.

§ 3.
Pomieszczenie do przechowywania dokumentacji:
1) nie może być zawilgocone oraz znajdować się w nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku;
2) powinno być:
a) wyposażone w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową,
b) zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej lub w inny sposób odpowiedni dla danego pomieszczenia.

§ 4.
Przez pomieszczenia, w których jest przechowywana dokumentacja, nie mogą być prowadzone instalacje wodociągowe, kanalizacyjne i gazowe.

§ 5.
W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja:
1) nie mogą znajdować się przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z jej przechowywaniem;
2) nie wolno stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen lub toluen.

§ 6.
1. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym, należy utrzymywać warunki wilgotności i temperatury określone w załączniku do rozporządzenia.

2. Warunki wilgotności i temperatury powinny być codziennie kontrolowane, a wyniki kontroli rejestrowane.

3. Dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym powinna być chroniona przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.

§ 7.
1. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja, jako źródła światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV. Maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 200 luksów.

2. W pomieszczeniach, o których mowa w ust. 1, należy eliminować światło słoneczne, stosując zasłony, żaluzje, szyby lub folie chroniące przed promieniowaniem UV.

§ 8.
Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.³⁾

Minister Kultury: W. Dąbrowski

Załącznik do rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r.

Warunki wilgotności i temperatury jakie należy utrzymywac w pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym.

Temperatura w °C
poziom 14-20 °C, wahania w ciągu 24 godz. ±2 °C

Wilgotnośc względna
poziom 45-60 %, wahania w ciągu 24 godz. ±5 %